1. Định dạng trang
Đây là định dạng đầu tiên mà bạn cần phải định dạng, để định dạng trang bạn cần phải thực hiện định dạng:
1.1. Căn lề
Mở file word bạn cần định dạng, trên thanh công cụ bên trên chọn vào tab Page Layout. Trong nhóm Page setup chọn Margins để chọn định dạng căn lề có sẵn bên dưới mục thả xuống, nếu muốn định dạng theo các thông số khác chọn Custom Margins… để tùy chỉnh lề theo các kích thước mong muốn:
Tỷ lệ căn lề, kích thước chuẩn cho văn bản như sau:
– Lề trên được căn khoảng từ 2 đến 2.5 cm
– Lề dưới được căn lề từ 2 đến 2.5 cm
– Lề trài cách méo trái từ 3 đến 3.5 cm
– Lề phải có độ căn lề từ 1.5 đến 2 cm
1.2. Thay đổi kích cỡ, chiều văn bản
– Để xoay trang giấy của văn bản theo chiều mong muốn chọn click lần lượt theo các thao tác sau chọn vào trên thanh menu Page Layout. Trong mục Page setup chọn Orientation chọn trang giấy của bạn xoay ngang hoặc xoay dọc ở Portrait và Landscape.
– Thay đổi kích cỡ trang giấy: chọn Size trong Page setup của Page Layout thường mặc định chọn là kích cỡ A4.
2. Định dạng Font
Định dạng font cũng là một định dạng văn bản chuẩn, bạn cần định dạng cho chữ in đậm, in nghiêng, gạch dưới, kiểu cỡ chữ,màu chữ, nền chữ,… những định dạng này có trong hết ở nhóm Font của tab file trên thanh menu, bạn chỉ cần chọn đoạn văn bản hay chữ nào đó và chọn các định dạng bạn muốn sao cho phù hợp với bài viết của bạn.
3. Căn chỉnh Paragraph
3.1. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang
Chọn vào đoạn cần định dạng:
– Để căn giữa, căn trái, căn phải, căn 2 bên lựa chọn ở mục 1
– Di chuyển đoạn văn bản sang phải, trái lựa chọn ở mục 2
3.2. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc
Trên thanh menu chọn vào Page Layout click vào ký hiệu mũi tên bên góc phải bên dưới của mục Page setup để mở ra hộp thoại Page Setup:
Trong hộp thoại Page setup chọn vào mục Layout, chọn vào trong phần Vertical alignment chọn vào:
– Top để căn trên.
– Center để căn trung tâm.
– Justified căn đều giữa các dòng văn bản.
– Bottom: căn dưới
4. Định dạng cột
Định dạng cột là một định dạng văn bản chuẩn. Để tạo cột cho đoạn văn bản, chọn vào đoạn văn bản đó, sau đó nhấp vào Page Layout > Columns và chọn vào các số cột như trong mục đã hiểu thị và nếu bạn muốn tùy chỉnh theo cách khác thì nhấp chọn More columns:
5. Bullets, Numbering, MultiLevel List
Định dạng này bạn chọn vào tab home > paragraph chọn 1 định dạng Bullets, 2 định dạng vào Numbering, chọn 3 định dạng MultiLevel List
6. Header, Footer, Page Number
Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho văn bản chọn vào Insert trên thanh menu và chọn sử dụng các command trong nhóm Header & Footer:
7. Tạo chữ cái đặc biệt ở đầu đoạn
Việc làm này làm cho văn bản bài viết của bạn thêm phần sống động hơn giống như ở trong bài viết của tờ báo cũng hay có những chữ cái nổi ngay phần đầu mỗi bài viết. Để có thể tạo được chữ cái đặc biệt Insert > Text > Drop Cap > chọn kiểu định dạng chữ đặc biệt bạn muốn trong hộp thoại Drop Cap.
